Als goederen in de EU worden ingevoerd moet in de meeste EU lidstaten invoer BTW worden betaald. Die BTW kan de importeur dan later weer terugvragen van de Belastingdienst. Als goederen in Nederland worden ingevoerd, hoeft er onder bepaalde condities géén invoer BTW betaald te worden. Zowel ondernemers in andere EU lidstaten als niet-EU lidstaten kunnen van het Nederlandse systeem gebruik maken, waardoor ook zij geen invoer BTW moeten betalen. Hierdoor creëren ze een liquiditeitsvoordeel. Een belangrijk aanvullend voordeel van het inklaren van goederen met Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging is dat de goederen, na de aangifte ten invoer, vrij zijn en willekeurig vervoerd mogen worden zonder toezicht door de douane. Het adagium ‘Logistics leads Customs’ is dan volop van toepassing.
Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging (BFV) kan worden toegepast bij de invoer van goederen in Nederland die bestemd zijn voor ondernemers in een andere lidstaat. Als een Duitse importeur goederen invoert via Hamburg, dan moet hij Duitse invoer BTW betalen die hij later weer terug krijgt. Als diezelfde goederen via Rotterdam binnen komen, hoeft die Duitse importeur géén invoer BTW te betalen. De BTW wordt verrekend tussen de douane-expediteur die de invoeraangifte in Rotterdam maakt en de Duitse importeur.
Bij een aangifte ten invoer met BFV worden alle invoerrechten e.d. verschuldigd. De BTW verplichtingen worden echter overgenomen door de Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger. Deze wordt dus verantwoordelijk en aansprakelijk voor de BTW bij invoer. Na de aangifte zijn de goederen vrij. Ze kunnen dus zonder douanebemoeienis naar Duitsland getransporteerd worden. Dat geeft flexibiliteit in het logistieke proces. De Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger moet nu de goederen BTW-technisch leveren aan de Duitse importeur. Dat wil zeggen hij moet aan alle verplichtingen voldoen die gekoppeld zijn aan een Intra Communautaire Levering van Nederland naar Duitsland.
Allereerst moet de Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger beschikken over een machtiging om als BFV op te mogen treden. Meestal wordt deze machtiging verstrekt door de Duitse importeur. Maar het komt ook voor dat de verkoper uit de USA de machtiging afgeeft. Vervolgens moet de douane-expediteur het BTW-nummer controleren van degene die de goederen heeft gekocht. De Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger moet daarna de BTW-levering opnemen in de maand listing. Ook moet hij per maand alle noodzakelijke gegevens melden aan het CBS. De Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger treedt dus op alsof hij zelf de goederen naar Duitsland verkoopt.
Om als Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger te mogen optreden moet de betreffende onderneming over een bijpassende vergunning beschikken. Het overgrote merendeel van de BFV-vergunningen zijn afgegeven aan douane-expediteurs. Het gebruik van de vergunning is immers gekoppeld aan een aangifte ten invoer, die in Nederland overwegend door douane-expediteurs worden gemaakt. De vergunning wordt afgegeven door de belastingdienst en niet door de douane. Een van de vergunningsvoorwaarden is dat er een borgstelling wordt afgegeven door de vergunninghouder aan de belastingdienst ter eventuele dekking van te vorderen bedragen. De belastingdienst wil namelijk zeker zijn dat ze eventueel verschuldigde belasting bij de Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger kan innen. De aansprakelijkheid van de Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger beperkt zich tot de BTW over de invoertransacties. Maar hij mag wel zo veel aangiftes maken als hij wil en hij is daarmee wel onbeperkt aansprakelijk. Hij moet dus ook betalen als een BTW-navordering hoger is dan de gestelde borg. De controle op de juiste naleving van de vergunning wordt uitgevoerd oor de belastingdienst. Het zijn vaak signalen vanuit andere EU lidstaten die de Nederlandse belastingdienst aanleiding geven tot een nader onderzoek. In het VIES kan er bij voorbeeld een mismatch zijn tussen de gegevens van de leveringen aan een bedrijf en de opgaven van de verwervingen van het kopende bedrijf. Deze mismatch kan dan alleen worden verhelderd door onderzoek te doen bij koper en verkoper. In veel gevallen is de mismatch te wijten aan een administratieve vergissing. Ook komt het voor dat ketentransacties fout worden geboekt en verrekend. Maar er komt ook fraude voor, hetgeen voor de Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger betekent dat hij zijn administratie helemaal in orde moet hebben om altijd de juiste levering van de goederen te kunnen aantonen en zich daarmee van zijn aansprakelijkheid kan vrijpleiten.
De Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger moet dus zijn aansprakelijkheid onder controle houden. Als hij de op de invoer volgende levering aan een belastingplichtige ondernemer kan aantonen, dan kan de fiscus hem niet aansprakelijk stellen. De op de invoer volgende levering aan een belastingplichtige ondernemer moet aantoonbaar zijn aan de hand van het geheel van boeken en bescheiden. De levering naar een andere lidstaat kan bijvoorbeeld bewezen worden door middel van een voor ontvangst afgetekende vrachtbrief, zoals een CMR. Maco Customs Service stuurt de ontvanger van de goederen in zoveel mogelijk varianten van Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiging per periode ook een digitale ‘verwervingsbrief’. In deze Verwervingsbrief staan alle invoeraangiftes opgesomd die voor die importeur in een periode zijn gemaakt. Door middel van het digitaal ondertekenen en retourneren van de Verwervingsbrief bevestigt de ontvanger dat hij de goederen heeft ontvangen en dat hij ze in zijn BTW-boekhouding zal opnemen. Voor de importeur is een dergelijke Verwervingsbrief een extra controle om te zien of alle zendingen correct in de BTW-administratie zijn opgenomen.
De meeste handelstransacties zijn AB transacties waarbij verkoper A iets verkoopt aan koper B. Maar er zijn ook veel ABC transacties, waarbij verkoper A (uit de USA) iets verkoopt aan B (in Duitsland) terwijl de goederen worden uitgeleverd aan C (in Frankrijk). Ook bij dit soort ABC transacties is Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging mogelijk. Wel zijn er dan aanvullende verplichtingen zowel voor B, C en de Fiscaal Vertegenwoordiger.
Ook is het mogelijk dat na de invoer van de goederen in Rotterdam, er een levering in Nederland plaatsvindt, dus een levering aan een Nederlandse ondernemer. Dit kan met toepassing van art. 12.3. van de Nederlandse Wet Omzetbelasting. Maar goederen kunnen ook geëxporteerd worden naar landen buiten de Europese Unie. De Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiger moet dan wel de export kunnen aantonen met een uitvoeraangifte. Het systeem is zelfs zo flexibel dat er ook opslag en distributie van goederen vanuit Nederland naar alle mogelijk bestemmingen mee mogelijk is.
Het systeem van Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging is dus heel flexibel. Distributeurs en logistieke bedrijven kunnen hier volop van profiteren. Omdat Nederland een distributieland is, wordt de techniek van aangeven met Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging dan ook zeer veel toegepast. Maco Customs Service is op dit gebied een echte specialist. Maco stelt wel altijd als voorwaarde dat er goed kan worden samengewerkt met zowel de transporteur als de importeur (en eventueel de exporteur). Iedereen heeft zijn administratieve verplichtingen die hij moet nakomen.
Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging is in alle lidstaten van de Europese Unie mogelijk. Maar omdat Nederland een doorvoerland is, profiteren we er behoorlijk van. Dit geldt vooral voor de doorvoer naar Duitsland. Als goederen voor een Duitse importeur via Hamburg direct in Duitsland worden geïmporteerd, moet de importeur invoer BTW betalen. Als hij diezelfde goederen via Rotterdam laat inklaren, hoeft hij geen invoer BTW te betalen. Dit geeft die importeur een groot liquiditeitsvoordeel. Juist vanwege dit liquiditeitsvoordeel en ook vanwege de logistieke flexibiliteit, wordt door veel niet-Nederlandse bedrijven die goederen via Nederland vervoeren, van Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging gebruik gemaakt. Maar ook Duitsland gebruikt BFV in de haven van Hamburg bij de doorvoer naar landen als Polen. Nederland is met België wel uniek in het feit dat goederen onder BFV gedistribueerd en in voorraad gehouden kunnen worden. Veel internationaal opererende bedrijven kiezen er voor om hun Europese invoer, opslag en distributie via Nederland te laten lopen met gebruikmaking van BFV. Hierbij geldt voor velen als extra voordeel dat het dan niet nodig is zich in Nederland juridisch te vestigen, terwijl toch de handel en de logistiek flexibel en betrouwbaar georganiseerd kunnen worden.
